The Liipway in Zeiten von COVID19

  • Lukas Kahwe Smith

Es gibt nicht nur eine Flut an BlogbeitrÀgen zu Best Practices im Homeoffice, sondern auch eine Vielzahl zum Thema Coronavirus. Anstatt diese BeitrÀge einfach zu wiederholen, möchte ich in diesem Blog-Beitrag den Schwerpunkt darauf legen, wie Liip mit dieser so besonderen Situation umgeht.

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Es gibt nicht nur eine Flut an BlogbeitrÀgen zu best [practices] (https://martinfowler.com/articles/effective-video-calls.html) im home office, sondern auch eine Vielzahl zum Thema corona virus. Anstatt diese BeitrÀge einfach zu wiederholen, möchte ich in diesem Blog-Beitrag den Schwerpunkt darauf legen, wie Liip mit dieser so besonderen Situation umgeht.

Einige Hintergrundinformationen

Wir haben uns vom ersten Tag an voll auf Teilzeitarbeit eingestellt. Genau genommen arbeiten Liipers im Durchschnitt etwa 80 %. WĂ€hrend uns diese Tatsache gelegentlich vor organisatorische Herausforderungen stellt, bereitet sie uns auch auf das Unvermeidliche vor: Mitarbeitende gehen in die Ferien, verlassen die Firma oder werden krank. Es gibt den Spruch «wenn solche EinsĂ€tze schwierig sind, fĂŒhrt sie öfter durch». Diesen Ansatz haben wir hier verfolgt. Wenn Mitarbeitende des Öfteren nicht verfĂŒgbar sind, sollte man das zur Regel machen, damit diese Situation keine Stress-Peaks verursacht. Unsere Prozesse, insbesondere die Dokumentation und der Informationsaustausch, haben sich ganz natĂŒrlich so entwickelt, dass wir mit solchen Begebenheiten umgehen können. Agile Entwicklungsmethoden wie Scrum und Kanban spielen dabei eine zentrale Rolle. Da Liip von Anfang an agile Methoden angewendet hat, sind diese Prozesse tief in unserer Firmen-DNA und unserer Alltagskultur verwurzelt.

Liip setzt so halb auf mobiles Arbeiten

Obwohl wir nie voll und ganz auf Telearbeit gesetzt haben, konnten unsere Liiper immer frei im Team entscheiden, wie viel Home-Office fĂŒr alle Beteiligten stimmig ist. Wir sind eine Schweizer Webagentur und arbeiten fĂŒr Schweizer Kunden. Einer unserer wichtigsten USP ist unsere NĂ€he zu den Kunden, um eine kĂŒrzere Time-to-Market und ein optimales benutzerzentriertes Design zu garantieren. Hier hilft es enorm, wenn sich die involvierten Personen mit einer gewissen RegelmĂ€ssigkeit vor Ort treffen. Da wir aber Home-Office erlauben und auch standortĂŒbergreifend zusammenarbeiten, verfĂŒgen wir ĂŒber die gesamte notwendige Infrastruktur, um vollstĂ€ndig auf mobiles Arbeiten umzustellen.

Weiter geht's mit Selbstmanagement

Unser nĂ€chster Schritt in der Vorbereitung auf den heutigen Tag erfolgte unbeabsichtigt bereits im Sommer 2015, als wir unsere Reise in Richtung komplettes Selbstmanagement starteten. 2016 haben wir unser Organisationssystem auf Holacracy umgestellt. Wir erkannten unter anderem frĂŒh, dass das Selbstmanagement einen viel höheren Bedarf an Videokonferenzen mit sich bringt. Da wir mit dieser Umstellung die alten Managementaufgaben ĂŒber eine grössere Anzahl Rollen verteilten, war es nicht lĂ€nger möglich, alle notwendigen Anpassungen persönlich vorzunehmen. Wir organisieren aber nach wie vor eine jĂ€hrliche interne Konferenz und einen Firmenausflug. Zudem haben unsere Liiper die Möglichkeit, einmal im Monat einen Innovationstag und wöchentliche Liip Talks zu veranstalten – es bleibt also immer noch viel Raum fĂŒr persönliche Treffen. FĂŒrs TagesgeschĂ€ft haben wir in die Ausstattung aller unserer SitzungsrĂ€ume mit hardwarebasierten Videokonferenzfunktionen investiert, sodass mit einer leistungsstarken Ethernet-Verbindung ein einziger Klick genĂŒgt, um sich einer Telefonkonferenz zuzuschalten.
In der aktuellen Situation hat unser Schritt Richtung Selbstmanagement zwei grosse Vorteile:

  • Zu Hause haben wir zwar keine so tolle Hardware fĂŒr die Videokonferenzen, wir sind es jedoch gewöhnt, in einem solchen Set-up zu arbeiten.
  • Der zweite, noch entscheidendere Vorteil ist, dass sich unsere Struktur schnell den Markt anpasst.

Am 25. Februar wurde der [erste Corona Fall der Schweiz] (https://www.swissinfo.ch/eng/covid-19_switzerland-confirms-first-coronavirus-case/45579278) bestĂ€tigt. Am 27. Februar wurde die Rolle des «Influenza-Specialist» eingefĂŒhrt, die dann bereits am 3. MĂ€rz verschiedenen Leuten zugeteilt worden war. Parallel dazu ĂŒbernahm Jenny in ihrer Rolle als «Spezialistin fĂŒr interne Kommunikation» die Aufgabe, alle Liiper ĂŒber die aktuellen Entscheide des Bundesrats und der massgeblichen Kantonsregierungen auf dem Laufenden zu halten und Liip-spezifische Informationen in ihre Mitteilungen aufzunehmen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass sich die Liiper auf die Arbeit in ihrer Fachfunktion konzentrieren konnten und sich wĂ€hrend der Arbeitszeit nicht mit Ungewissheiten auseinandersetzen mussten. Wenn an einem unserer Standorte Handlungsbedarf besteht, wie das AufhĂ€ngen von Schildern oder das Umstellen auf EinweghandtĂŒcher, kann der «Influenza-Experte» auf die UnterstĂŒtzung des «Emergency-Administrators» zĂ€hlen. Diese Rolle wurde bereits letzten Herbst an eine Person pro Standort vergeben.

ISO ist nicht nur ein Kennzeichen

Die oben erwĂ€hnte Rolle des «Emergency-Administrators» war ein Ergebnis der laufenden Prozessverbesserungen, nachdem wir die [ISO 9001-Zertifizierung] (https://www.liip.ch/en/blog/holacracy-und-iso-9001-2015-verstehen-sich-erstaunlich-gut) erhalten hatten. Nebenbei bemerkt: Wir sind zurzeit dabei, uns auch nach ISO 27001 zertifizieren zu lassen. Wenn sie von solchen Zertifizierungen hören, denken die meisten Leute – ich selbst eingeschlossen – dass das alles nur ein grosses Theater ist, um ĂŒberempfindliche Kunden zufriedenzustellen. Wir haben aber schnell erkannt, dass ISO-Normen einen grossen Beitrag dazu leisten, dass wichtige Daten gesammelt und gepflegt werden und Prozesse zur Lösung realer Probleme eingefĂŒhrt werden können. Aufgrund dessen funktionierten bei uns die KommunikationskanĂ€le und -konzepte bereits.

Summary

Die aktuelle Situation ist weder fĂŒr uns noch fĂŒr alle anderen alltĂ€glich. Die IT-Branche kann aber offensichtlich leichter damit umgehen als traditionelle Unternehmen. Dank unseres auf mobiles Arbeiten ausgerichteten Set-ups, dem Selbstmanagement und der Vorbereitung durch unsere ISO-Zertifizierungen konnte Liip negative Auswirkungen bisher auf ein Minimum begrenzen.


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