Die vielzitierte digitale Transformation bedeutet mehr als nur die Aktualisierung von Tools oder die EinfĂŒhrung der neuesten Trendtechnologie. Unser Mandat fĂŒr die ECA Vaud ist ein aktuelles Beispiel dafĂŒr.
Die Ătablissement Cantonal dâAssurance (ECA) des Kantons Waadt verfolgt drei Hauptaufgaben zum Schutz der Einwohner*innen und Unternehmen: PrĂ€vention, BrandbekĂ€mpfung und Rettung sowie Versicherung. Innerhalb ihrer Abteilungen vereint die Organisation eine Vielzahl von Berufen â von administrativen TĂ€tigkeiten bis hin zur Arbeit der Feuerwehrleute vor Ort. Dies bedeutet unterschiedliche Herausforderungen und verschiedene digitale Reifegrade. Die ECA wandte sich an uns, um sie bei ihrer notwendigen digitalen Transformation zu beraten und zu begleiten.
Strategische Beratung: Mehr als nur Umsetzung
Obwohl wir vor allem fĂŒr die agile Umsetzung von Websites, Apps oder digitalen Plattformen bekannt sind, bieten wir auch strategische Beratungsdienste an. Unsere Projekte beinhalten oft strategische Beratungselemente, um die richtige Lösung zu finden, die Nutzer*innen zu verstehen oder auch, um eine verantwortungsvolle Digitalisierung zu fördern.
Beim Gedanken an Beratungen kommen oft zwei Bilder in den Sinn: Einerseits Expert*innen mit sehr spezifischen Kompetenzen, die temporĂ€r in einer heiklen Phase UnterstĂŒtzung bieten. Andererseits die lĂ€ngerfristige Personaldelegation. Wir bieten diese Dienstleistungen an, da es fĂŒr unsere Kund*innen oft sinnvoller ist, auf unsere Expert*innen fĂŒr einen bestimmten Zeitraum zu zĂ€hlen, anstatt neue Mitarbeitende einzustellen. Dabei drĂ€ngen wir jedoch nicht auf Konsum, da wir unbedingt vermeiden möchten, dass Kund*innen von unseren Tools und Dienstleistungen abhängig werden.
Digitale Transformation bedeutet nicht unbedingt, alles zu verÀndern
Als Berater*innen bringen wir nicht nur unsere Expertise, sondern auch eine externe und unabhĂ€ngige Perspektive in Bezug auf Technologien ein. Unser Ziel ist es nicht, bestimmte Technologien zu empfehlen, sondern bringen vielmehr einen allgemeinen, benutzerorientierten Ansatz mit. Das bedeutet, dass wir nicht darauf aus sind, bestehende Lösungen zwangslĂ€ufig durch neue zu ersetzen. Stattdessen versuchen wir, den Kontext eines Unternehmens oder einer Organisation vollstĂ€ndig zu verstehen, wobei wir der menschlichen Dimension besondere Beachtung schenken â ein Aspekt, der bei anderen IT-Beratungsfirmen manchmal vernachlĂ€ssigt wird.
Unser Mandat fĂŒr die ECA ist ein gutes Beispiel fĂŒr unsere Vision von Beratung, die digitalen und menschlichen Fortschritt anstrebt.
Ein interdisziplinĂ€res Team fĂŒr einen Ansatz in drei Phasen
FĂŒr dieses Projekt haben wir ein Team von Expert*innen in agilem Projektmanagement, Service Design, User Experience und Informationssystemarchitektur zusammengestellt. Um die Herausforderungen der ECA bestmöglich zu bewĂ€ltigen, hat das Team eine Methode bestehend aus drei Phasen entwickelt:

Phase 1: Das aktuelle Umfeld verstehen â ein entscheidender, oft vernachlĂ€ssigter Schritt
Ein guter Beratungsprozess beginnt mit einem tiefen VerstĂ€ndnis des bestehenden technologischen und menschlichen Kontexts. Wir erstellen eine GesamtĂŒbersicht der technologischen Architektur sowie eine prĂ€zise Beschreibung der verschiedenen internen und externen Stakeholder*innen, einschliesslich ihrer Interaktionen mit Systemen, Schnittstellen, Dokumentationen und Anwendungen.
Interviews und Workshops zur Erfassung der menschlichen und technologischen Dimension
In dieser ersten Phase fĂŒhrten wir Interviews â im Fall der ECA mit zwei Personen pro Abteilung â sowie Workshops durch. Wir erstellten einen sogenannten âBlueprintâ, eine schematische Darstellung der AktivitĂ€ten der wichtigsten Stakeholder*innen. Dieser verbindet Nutzererfahrung, GeschĂ€ftsprozesse, IT-AbhĂ€ngigkeiten und interne Rollen. Um ein vollstĂ€ndiges Bild zu erhalten, integrierten wir auch GeschĂ€ftsprozesse, die derzeit nicht oder nur wenig digitalisiert sind.
Eine der Herausforderungen besteht darin, keinen Schritt zu ĂŒberspringen. Kund*innen neigen dazu, direkt zur Beschreibung dessen ĂŒberzugehen, was geĂ€ndert werden muss. Diese Inputs sind natĂŒrlich wertvoll, aber sie sind nĂŒtzlicher, wenn die Auffassung der Ausgangssituation bei beiden Parteien dieselbe ist. Einfach ausgedrĂŒckt: Es ist schwierig, sich auf ein Ziel zu einigen, wenn man sich nicht ĂŒber den Ausgangspunkt einig ist. Die Beschreibung des Umfelds beinhaltet in dieser Phase auch eine erste Analyse der Diskrepanzen zwischen den aktuellen digitalen Kontaktpunkten und einer idealeren Lösung.
Phase 2: Eine andere Welt ist möglich
Sobald das Umfeld der Organisation genau beschrieben ist, ist es Zeit fĂŒr den zweiten Schritt. In weiteren Workshops und Interviews werden wir die Diskrepanzen zwischen der aktuellen Situation und den Zielen, die wir erreichen wollen, identifizieren.
Unterschiedliche BedĂŒrfnisse, Erwartungen und digitale Reifegrade
Wir sprechen von Zielen im Plural, da wir es mit einer Organisation zu tun haben, deren Abteilungen sehr unterschiedlich sind â sowohl in Bezug auf den Stand der Digitalisierung als auch auf die Erwartungen. Daher ist es wichtig, keine âBĂŒchse der Pandoraâ zu öffnen, mit zu vielen Ideen und Erwartungen, die letztendlich zu EnttĂ€uschungen fĂŒhren können. Stattdessen versuchen wir, gemeinsame Nenner zu identifizieren.
Inmitten dieser Vielfalt wollen wir auch eine Konsolidierung bewirken. Es ist in einer grossen Organisation fast unvermeidlich, dass es digitale Duplikate gibt und Synergien gefunden werden mĂŒssen. Wir stellten insbesondere fest, dass gemeinsame BedĂŒrfnisse existieren, auf die man mit unterschiedlichen Tools reagiert hat. Einige dieser Tools könnten verbessert werden, um den BedĂŒrfnissen anderer Interessengruppen gerecht zu werden, ohne dass eine neue digitale Lösung entwickelt oder gekauft werden muss. DafĂŒr muss man ĂŒber organisatorische Silos hinausdenken; ein solcher digitaler Transformationsprozess kann auch Auswirkungen auf die Organisation haben. Nicht nur können Mauern zwischen Abteilungen fallen, sondern ein solches Projekt kann einem Kunden auch den Einstieg in die AgilitĂ€t ermöglichen, was uns natĂŒrlich sehr freut.
Phase 3: PrioritĂ€ten fĂŒr die Entwicklung setzen
Sobald die verschiedenen GeschĂ€ftsbedĂŒrfnisse identifiziert sind, mĂŒssen nun die richtigen Entscheidungen getroffen werden. In dieser letzten Phase geht es darum, PrioritĂ€ten zu setzen, um den Wert jedes in den digitalen Fortschritt investierten Franken zu maximieren.
Return on Investment: Ein SchlĂŒsselelement der Priorisierung
Um den GeschĂ€ftsbedĂŒrfnissen gerecht zu werden, erstellten wir eine Liste (Backlog) mit sogenannten âEpicsâ. Im agilen Entwicklungsprozess ist eine Epic eine Sammlung wichtiger Aufgaben, die in kleinere User Stories unterteilt werden können. Jeder Epic fĂŒgen wir Elemente hinzu, die es ermöglichen, den potenziellen Mehrwert zu schĂ€tzen (z.âŻB. wie viele Nutzer*innen von einer Verbesserung profitieren können).
Anschliessend fĂŒhrten wir EntwicklungsabschĂ€tzungen durch (d.âŻh. eine ungefĂ€hre Anzahl von Sprints, die fĂŒr die Umsetzung des Epics erforderlich sind). Das VerhĂ€ltnis zwischen dem generierten Wert und der geschĂ€tzten Investition ermöglicht es uns dann, einen idealen digitalen Transformationsplan vorzuschlagen.
Empfehlung eines Aktionsplans statt einer Einkaufsliste
Was wir in diesem Stadium vermeiden, ist die Empfehlung einer spezifischen technischen Lösung, da diese Entscheidung bei den Kund*innen liegt. Stattdessen erstellen wir eine Liste möglicher Technologien mit ihren Vor- und Nachteilen.
Erleichterung fundierter Entscheidungen fĂŒr Verantwortliche
In unserem Abschlussbericht bemĂŒhen wir uns vor allem, den Verantwortlichen der ECA Elemente zu liefern, die es ihnen ermöglichen, die richtigen Entscheidungen ĂŒber vorrangige Entwicklungen zu treffen. Die Kommunikation von PrioritĂ€ten und einer gemeinsamen Vision hat ĂŒbrigens dazu beigetragen, einige historische Silos zwischen Abteilungen und Berufen aufzubrechen.
In zukĂŒnftigen Blogartikeln werden wir die ergĂ€nzenden AnsĂ€tze des Designs (Service Design und User Experience) und der Systemarchitektur, wie sie im Rahmen dieses Beratungsmandats angewendet wurden, nĂ€her erlĂ€utern.
Dein Unternehmen oder deine Institution plant oder startet ein digitales Transformationsprojekt? Ich freue mich darauf, mich mit dir darüber auszutauschen.