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L’agilité chez QoQa : interview avec Joann Dobler

  • Thomas Botton

Nous avons démarré un partenariat avec QoQa en 2014 pour les accompagner au niveau méthodologie agile (Scrum) et coaching technologique.

En dĂ©cembre 2014, on recevait un appel de Joann Dobler qui est en charge des pĂŽles multimĂ©dia et digital chez QoQa. Dans les grandes lignes, ça disait quelque chose comme “Salut Liip, on est en train de refaire tous nos sites et apps mobiles, et on cherche un partenaire pour nous aider Ă  lancer le projet dans la bonne direction niveau mĂ©thodologie et techno. Ca vous tente ?”
En voyant l'opportunité de pouvoir pratiquer Scrum sur un chantier immense comme QoQa.ch, nous avons accepté sans hésitation.

Trois ans aprĂšs cette discussion, leur nouvelle plateforme au nom de code “QoQa4” est dĂ©sormais en ligne aprĂšs de nombreux sprints, coups de gueule, montĂ©es en stress, sans oublier les fondues et choucroutes au CafĂ© Romand.
En voyant le chemin parcouru niveau mĂ©thodologie agile aprĂšs plus de 70 sprints, je me suis dis que ça serait intĂ©ressant d’interviewer Joann pour avoir son retour d’expĂ©rience concret sur l’AgilitĂ© et Scrum, quelques annĂ©es aprĂšs avoir Ă©crit sa premiĂšre User Story.

Bienvenue Ă  Joann Dobler, celui qui a introduit Scrum et ses outils assez carrĂ©s dans un environnement QoQasien oĂč on pense que les rĂšgles sont plutĂŽt faites pour ĂȘtre enfreintes !

Pourquoi toi, Joann, tu as pensé à l'agilité pour QoQa fin 2014 ? Quelles conditions t'ont amené à considérer cette méthodologie ?
En fait, je connaissais dĂ©jĂ  l'agilitĂ©, et je savais qu’au vu de l'ampleur du projet et donc au temps de sa mise en place, nos prioritĂ©s business et technologiques allaient Ă©voluer. On devait donc choisir une mĂ©thode qui nous permette de nous adapter. De plus, pour une question d’état d’esprit, de partage, et de dynamisme au sein de l'Ă©quipe, on devait s’adapter, et donc dynamiser notre façon de travailler.

En rĂ©sumĂ© : il nous fallait un truc pour mieux nous adapter au business, faire face aux changements de prioritĂ©s, offrir de la transparence, et amener un rĂ©el Ă©change au sein de l’équipe.

Quelle méthodologie de gestion de projet utilisiez-vous avant chez QoQa ?
On utilisait une mĂ©thode traditionnelle, genre un agenda par Ă©tapes et jalons. Une fois les maquettes graphiques terminĂ©es, on dĂ©butait avec l’HTML
 Pour les petits projets, ça pouvait jouer, mais dĂšs que c’était plus consĂ©quent, on finissait avec des dĂ©lais jamais tenus, aucune flexibilitĂ©, et surtout un gros manque de dynamisme avec les Ă©quipes.
Si quelqu’un peut m’assurer un dĂ©lai d’un gros projet un an Ă  l’avance, je l’invite pour une bouffe afin qu’il m’explique sa technique — no joke !

Pourquoi avoir choisi Liip pour vous accompagner plutĂŽt qu’un coach agile ? Autrement dit, quelle stratĂ©gie de montĂ©e en compĂ©tence recommanderais-tu Ă  quelqu’un qui veut se lancer pour de bon dans Scrum et l’agilitĂ© ?
J'avais besoin d'experts dans le domaine pour nous accompagner à l'implémenter.
Je voulais une agence qui a de la bouteille, qui vit agile et qui connaĂźt les avantages et les inconvĂ©nients de cette mĂ©thode. Je cherchais Ă  ce qu’on se trouve en totale immersion.
Par dessus tout, je voulais bosser avec une agence “no-bullshit”. Du coup j’ai appelĂ© Liip.

Création du backlog QoQa4 de 300+ stories

Création du backlog QoQa4 de 300+ stories

Comment se sont passées les premiÚres semaines avec Scrum ?
Au dĂ©but c’était assez excitant, on avait nos post-its, notre board Jira, on faisait nos rĂ©tros/reviews et on pouvait se la raconter en interne : “Regardez on arrive avec une mĂ©thode rĂ©volutionnaire !” Mais c’est seulement aprĂšs trois mois qu’on a rencontrĂ© nos premiers vĂ©ritables soucis ; c’est une fois que le projet est 100% agile que tu comprends ce que veut dire agile.

Combien de sprints a-t-il fallu pour que tu te rendes compte de l’impact et de la rĂ©elle valeur ajoutĂ©e de Scrum ?
C’est difficile Ă  dire...je dirais aux alentours de 4 sprints (i.e. 8 semaines) pour la communication et l’échange entre les Ă©quipes. Par contre bien plus en terme projet, je dirais environ une dizaine de sprints de deux semaines chacun.
Les premiers mois furent trĂšs difficiles car on n’avait pas compris ce que Scrum et l’agilitĂ© demandaient, Ă  savoir faire preuve d’une Ă©norme rigueur, et adopter un vrai changement philosophique (vs. “simplement” faire des sprints).
ConcrÚtement, on a du beaucoup plus échanger, se dire les choses de maniÚre transparente. La hiérarchie aussi en prend un coup.

Comment aurais-tu géré ces premiÚres semaines si tu étais resté avec ton ancien modÚle de gestion de projet ?
C’est simple, je n’aurais tout simplement plus de job ;)
J’aurais fait un magnifique planning, j’aurais dĂ©coupĂ© mes tĂąches, et j’aurais attribuĂ© mes tickets. Du coup, peu d’échanges, pas de mise Ă  profit des compĂ©tences de tous les membres de l’équipe. Je pense sincĂšrement que cette mĂ©thode nous a permis d’écouter nos utilisateurs, d’analyser leurs vrais besoins, et de s’adapter au fur et Ă  mesure.

Premier meeting d'estimation Scrum

Premier meeting d'estimation Scrum

Comment s’est passĂ© l’adoption de l’AgilitĂ©/Scrum en interne ?
Au dĂ©but, c’était super facile car ça paraissait tendance. Mais c’est quand les premiers problĂšmes surviennent qu’on se rend compte de la difficultĂ© d’intĂ©grer cette mĂ©thodologie. Pourquoi ? Car par exemple, lors de nos premiĂšres retros/reviews, on a dĂ» se parler en toute transparence ; cela paraĂźt ridicule mais ça change tout.
On n’avait plus de titres mais des rĂŽles Ă  jouer, alors la hiĂ©rarchie est rapidement mise de cĂŽtĂ© au profit de l’échange. On est passĂ©s par des pĂ©riodes difficiles car le projet sur lequel on a dĂ©marrĂ© est simplement le plus gros de projet de QoQa de ces dix derniĂšres annĂ©es. Pression, choix Ă  faire, dĂ©cisions Ă  prendre, implication de plusieurs dĂ©partements, merci Ă  la mĂ©thode qui nous a obligĂ©s Ă  rester calme, Ă  partager nos problĂšmes, et Ă  trouver des solutions ensemble.
Et je dois dire qu’on a eu la GRANDE chance d’ĂȘtre soutenu par la Direction, enfin par la Loutre in Chief qui nous a fait confiance.

Je dois avouer que les dĂ©buts furent plus que difficiles, j’avais la sensation de griller du cash en meeting. Le rĂŽle du PO n’est pas simple car on a le budget en tĂȘte et un planning que le business attend avec impatience. Alors moi qui suis un impulsif, j’ai vraiment eu la sensation de bosser avec une mĂ©thode Ă  la mode. Mais lĂ  encore, grĂące au soutien, j’y ai cru, j’ai changĂ© ma façon de penser, et aujourd’hui j’en suis heureux. Il faut laisser le temps que tout se mette en place, faire confiance, garder la rigueur, et se faire Ă©pauler.

Si tu ne devais citer qu’une valeur ajoutĂ©e que Scrum a apportĂ© Ă  QoQa dans son ensemble, qu’est-ce que ça serait ?
La COMMUNICATION !
Sans dĂ©c, c’est incroyable les silos que ça a fait pĂ©ter. MĂȘme les gars de la logistique ont adoptĂ© des outils de Scrum avec des meetings courts de synchronisation chaque matin

L'Ă©quipe cross-fonctionnelle QoQa-Liip

L'Ă©quipe cross-fonctionnelle QoQa-Liip — incluant dĂ©veloppeurs, POs, et designers

Si tu ne devais citer qu’une valeur ajoutĂ©e que Scrum a apportĂ© Ă  toi le PO, qu’est-ce que ça serait ?
Apprendre Ă  couper dans le gras ! Autrement dit savoir mettre des prioritĂ©s et ne pas partir la tĂȘte dans le guidon en se disant que tout est indispensable.

Qu’est-ce que tu penses de la qualitĂ© dĂ©livrĂ©e par un projet en mode agile (i.e. la correspondance entre besoins utilisateurs et le produit dĂ©veloppĂ©) comparĂ© Ă  un projet en mode “waterfall” ?
Alors c’est tout simplement diffĂ©rent. Avant c’était moi le pro du web et je savais mieux ce dont l’utilisateur avait besoin. Maintenant, c’est l’utilisateur qui dicte mon mĂ©tier. On y va Ă©tape par Ă©tape, on commence par le minimum, on analyse, on implique tous les acteurs. Toutes ces discussions font que tu Ă©conomies du temps de production car tu testes, tu rĂ©coltes des infos du terrain, et seulement aprĂšs tu construis par dessus. C’est fini la belle Ă©poque oĂč on se disait “Je sais une annĂ©e avant ce qu’il te faudra”.

Est-ce que Scrum a solutionnĂ© tous tes problĂšmes ? Si non, qu’est-ce que ça ne couvre pas ?
J’ai envie de dire OUI — ce que je ne disais pas il y a deux ans — mĂȘme si on a encore beaucoup Ă  expĂ©rimenter. Ce qui est vraiment cool c’est qu’on a un scĂ©nario agrĂ©able avec un gros projet en interne sur lequel on peut rĂ©ellement prendre le temps d’itĂ©rer, et non juste se contenter de lancer des fonctionnalitĂ©s l’une Ă  la suite de l’autre.

Combien de sprints avez-vous fait jusqu’à maintenant ?
69 ;)

RĂ©trospectivement (on est agile aprĂšs tout), quelles sont les raisons qui font qu’aprĂšs une soixantaine de sprints vous n’étiez toujours pas en production au printemps dernier ? Et qu’est-ce que tu ferais diffĂ©remment aujourd’hui avec les connaissances que tu as acquises ?
On aurait dĂ» couper dans le gras. On a fait la pire des erreurs de vouloir tout, tout de suite, et en mieux qu’avant.

Quid de la visibilité ? Mieux ? Moins bonne ? Niveau planning ?
Ce fut mon principal problĂšme quand on a commencĂ© l’intĂ©gration de l’agilitĂ©, avec tout le monde qui venait me dire “Alors on lance quand ces nouvelles plateformes ?”
J’ai dĂ» geler le business pendant plus de deux ans, donc la question Ă©tait tout Ă  fait prĂ©visible et je devais pouvoir y rĂ©pondre. Mais au dĂ©but, je n’en avais aucune idĂ©e avec notre backlog long comme le bras.
GrĂące Ă  Liip et leur mĂ©thodologie, j’ai pu finalement avoir ma rĂ©ponse aprĂšs ce qu’ils appellent une “speed estim”. En gros, on a pris les 300+ User Stories du backlog, et on les a estimĂ© en moins de 3h30. C’était incroyable, j’avais enfin de la visibilitĂ© pour moi et les parties prenantes au projet.
Par contre, je me suis pris une grosse claque une fois qu’on a eu la somme totale de Story Points. Si je me fiais au estimation, on en avait pour deux fois plus de temps que notre roadmap initiale sur une annĂ©e
 Mais j’ai fini par comprendre qu’encore une fois je voyais trop gros, et que mĂȘme si ça faisait mal, il fallait encore plus couper dans le gras.

Le meeting de review Scrum amÚne de la visibilité sur le travail réalisé, et ce chaque deux semaines

Le meeting de review Scrum amÚne de la visibilité sur le travail réalisé, et ce chaque deux semaines

Quid de la communication au management/reporting en interne ? Toujours Gantt ?
C’est quoi un Gantt !!? Ca rĂ©pond Ă  ta question ?

Sinon, vous avez eu des changements au niveau scope/business en cours de projet ? Comment les as-tu gérés ?
Yes complĂštement ! Je dirais que quelques mois avant la mise en production, on a dĂ» faire des choix car il fallait bien se lancer un jour. La mĂ©thode permet une telle transparence que ces choix furent pris de maniĂšre vraiment cool. Je pense qu’on pourrait encore ĂȘtre en train de dĂ©velopper Ă  l’heure qu’il est, et encore pour quelques annĂ©es au vu de tout ce qu’on veut faire. Mais non, on s’est lancĂ©s Ă  l’eau. Comment ? En gĂ©rant nos prioritĂ©s et qui de mieux placĂ© que nos QoQasiens pour nous dire ce qui leur manquent ? Du coup, pas mal de fonctionnalitĂ©s abandonnĂ©es dans une premiĂšre version, et on a tellement bien fait !

Niveau priorités des parties prenantes dans le projet, comment as-tu géré ça ? Intégration des besoins du chef, des départements ?
AprĂšs avoir dĂ©fini les grandes lignes du scope de la V1 du projet, on a impliquĂ© tous les utilisateurs par dĂ©partement dans les choix, les prioritĂ©s, le design, et surtout les testing. Les grands axes eux furent validĂ©s lors de nos COPIL. La mĂ©thode permet une vision trĂšs dĂ©taillĂ©e de l’avancement du projet, ce qui facilite la prise de dĂ©cision.
Mais c’est important de souligner qu’aprĂšs environ 6 mois de projet, on Ă©tait totalement perdus... On sera prĂȘts dans un an, deux an, trois ans
 Aucune idĂ©e et je peux vous avouer que je faisais pas le malin, et c’est lĂ  qu’il faut faire confiance Ă  la mĂ©thode, et rassurer les Ă©quipes avec un peu de bullshit

De nouveau : speed estim, couper dans le gras, se faire accompagner, et elle est belle :)

Quid de la rigueur de l’agilitĂ© (oui oui l’agilitĂ© c’est beaucoup de rigueur malgrĂ© le nom !) chez QoQa qui est plutĂŽt freestyle d’habitude ?
C’est ce qu’on n’avait pas compris au dĂ©part : il faut de la rigueur sinon c’est mort. Pour moi qui suis un crĂ©atif, la rigueur fut difficile Ă  accepter. Mais maintenant je peux le dire, cette rigueur nous rend plus crĂ©atif !!! Mais il faut le vivre pour comprendre.

Pause ping-pong, ou comment allier rigueur et freestyle !

Pause ping-pong, ou comment allier rigueur et freestyle !

Un mot sur les cérémonies Scrum de début de sprint, estim et planning ?
C’est le dĂ©but d’un projet ou d’une nouvelle itĂ©ration, alors c’est cool et motivant.
CĂŽtĂ© estim, on ne parle plus d’heures de travail, mais de complexitĂ©. Ca parait fou mais c’est juste top — ce qui me paraissait irrĂ©aliste il y a encore deux ans.

Un mot sur les cérémonies Scrum de fin de sprint, review et rétrospective ?
C’est la fin du projet donc ça dĂ©pend du rĂ©sultat, mais normalement c’est top car il n’y a jamais de surprises. Si surprises, c’est qu’il y a eu une mauvaise communication durant le sprint. C’est un vrai moment d’échanges et de partage. On se dit les choses et on essaie de les amĂ©liorer ; c’est dingue mais ça marche ! Au dĂ©but quand je recevais des post-its rouge, j’avais de la peine Ă  l'accepter... mais aujourd’hui j’adore, on s’amĂ©liore sans cesse.

Le meeting de rétrospective Scrum, un élément crucial pour l'amélioration continue

Le meeting de rétrospective Scrum, un élément crucial pour l'amélioration continue

Et le grooming en cours de sprint ? Vous l’utilisez ? Pourquoi ?
Le grooming est essentiel, il peut faire gagner tellement de temps comme on implique l’équipe trĂšs tĂŽt dans le processus de crĂ©ation des User Stories. On dĂ©taille et on rĂ©flĂ©chit ensemble, c’est trĂšs crĂ©atif. S’il y a un doute, alors la story n’est pas claire et ça nous pousse Ă  ĂȘtre plus prĂ©cis, et donc Ă©viter les surprises. La boucle est bouclĂ©e.

Question finale: Si aujourd’hui tu devais recommencer un projet (pro ou perso d’ailleurs), tu t’y prendrais comment ?
Je débuterai par un Gantt évidemment ;)


Encore un grand merci à Joann d'avoir pris le temps de partager son retour d'expérience.
Chez Liip, ce qu'on retient le plus de cette aventure, c'est que "couper dans le gras" est l'une des clés de la réussite d'un projet.
On se réjouit de continuer à collaborer avec l'équipe des loutres pour échanger sur leurs expérimentations de Scrum.


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