5 retours clés du PI Planning SAFe

La Mobilière utilise depuis 2 ans le framework SAFe pour organiser toute la développement IT. J’ai eu la chance d’assister au "PI Planning" à Nyon la semaine passée, durant lequel 7 équipes se sont rassemblées pour planifier le travail des 3 prochains mois. Voici 5 apprentissages positifs que je retire de cette journée intense et de SAFe en général.

Tout se passe au niveau des équipes

Ca ne saute pas forcément aux yeux en regardant l’immense diagramme SAFe, mais tout le processus a pour objectif de donner aux équipes le meilleur matériel possible pour faire leur travail. Le département IT de la Mobilière est organisé autour de 40 équipes Scrum, travaillant à la même cadence: 5x Sprints de 2 semaines, et 1x Sprint d’innovation par trimestre. Le tout forme ce qu’on appelle un Incrément Produit (ou PI en anglais).
La journée a commencé avec des interventions à but inspirationnel et motivant, avec notamment la diffusion de la la fameuse séquence d’Al Pacino dans le film “Any given Sunday”. Ce focus sur les équipes sera certainement familier aux lecteurs de mon précédent blogpost à propos des transformations organisationnelles faites en mode itératif.
Les équipes auto-organisées sont le meilleur moteur pour générer de la valeur.

Des rôles organisés autour du processus business plutôt que de la hiérarchie

Vous avez peut-être été effrayés par la complexité apparente de SAFe (cette peur résonne en moi aussi), mais une chose que j’aime vraiment à propos de cette structure est qu’elle est organisée autour de la livraison de valeur. Les rôles définis sont spécifiques et articulés autour de la livraison de valeur, plutôt que basés sur une pyramide hiérarchique d’autorité. Evidemment la hiérarchie existe toujours à la Mobilière, mais SAFe permet d’organiser le travail quotidien de la plupart des collaborateurs autour de la valeur qu’ils produisent plutôt que de leur position dans une hiérarchie. Si vous utilisez Scrum, vous savez certainement à quoi je fais référence. En effet dans Scrum il n’y a pas de rapport hiérarchique entre le Product Owner et les développeurs par exemple, juste des responsabilités différentes.
Chez Liip nous utilisons Holacracy, et la structure en rôles nous a beaucoup aidé à clarifier qui est responsable de quoi et à permettre à ce que les décisions soient prises là où elles doivent l’être, sans avoir besoin de remonter la hiérarchie.

Des itérations à tous les niveaux

A mon avis, l’un des avantages principaux des méthodes Agiles est l’état d’esprit d’apprentissage qu’elles soutiennent. Chaque pratique est challengée, et cette remise en cause régulière génère des améliorations continues. Je n’ai passé qu’un jour à la Mobilière, et j’ai pu assister à cet état d’esprit à plusieurs niveaux. Le PI SAFe introduit un cycle de 3 mois qui permet de réfléchir aux problématiques macros. Par exemple, une question comme “Comment pourrions-nous améliorer les estimations de travail pour le prochain trimestre?” pourrait émerger. En même temps, et à un niveau très détaillé, la façon dont les équipes se coordonnent durant la journée du PI Planning a été challengée et modifiée directement lundi passé. Vive l’amélioration continue!

La collaboration encore et toujours

J’ai été agréablement surpris par le degré de collaboration pendant cette journée. Quand vous travaillez avec de nombreuses équipes en parallèle, la coordination peut vite devenir chaotique. Ici, les Scrum Masters et Product Owners s’affairaient d’une équipe à l’autre pour s’assurer que les risques et les dépendances étaient identifiés et communiqués. L’équipe qui avait trop à faire a trouvé un partenaire généreux pour reprendre une partie de son travail.

Et cette collaboration n’était pas restreinte aux équipes. Lors du “Management review”, la dernière réunion de la journée, les plus grands risques identifiés pour ce PI sont discutés et mitigés. J’ai adoré la façon dont cette partie a été gérée: d’une manière très pragmatique et transparente. Le “management” (les stakeholders hiérarchiques, en dehors du processus SAFe), les Product Managers et des représentants des équipes ont discuté des problèmes un à un, en se focalisant sur des solutions actionnables à court terme pour soulager les équipes (et mitiger le risque). Un bel exemple de collaboration!

Un processus orienté valeur business

Chez Liip nous avons l’habitude de nous battre pour maximiser la valeur délivrée, notamment en utilisant des méthodes comme le Lean Startup Canvas ou la définition d’un Produit Minimum Viable (MVP). SAFe ressemble à Scrum de ce côté là, en rendant transparente la capacité disponible, ce qui oblige à faire un gros effort de priorisation au niveau de la gestion de portefeuille de projets.
Cette priorisation de projets a évidemment eu lieu avant le PI Planning, et a certainement généré quelques discussions :). Pendant le PI Planning les produits impactés ont été présentés, sur une base de priorité et en spécifiant leur position dans la roadmap globale, pour donner à tous une bonne vue globale des besoins business. Puis, le produit clé de ce PI a été présenté plus en détail en se focalisant sur les objectifs du produit, son public cible et ses avantages concurrentiels.
Je ne saurais trop insister sur ce point : se concentrer sur le pourquoi fait toute la différence, tant au niveau de la motivation que de la compréhension.

Assez SAFe pour essayer?

Evidemment, SAFe a aussi sa face sombre (ce n’est pas pour rien si la Mobilière maintient également des équipes “speed boat” en parallèle), et convient surtout aux grandes organisations IT.
Mais j'ai été ravi de voir que les valeurs Agiles peuvent survivre et s'épanouir dans un environnement aussi structuré et à si grande échelle.

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