Le canton des Grisons développe un nouveau site web. La structure actuelle est basée sur l’organisation administrative et comprend plusieurs dizaines de milliers de pages. Le site existant ne répond plus aux exigences actuelles en matière d’utilisabilité ni à l’évolution des comportements des utilisateur·rice·s.

Au cœur de la refonte se trouve l'orientation utilisateur·rice. Au lieu d’une perspective interne, dictée par l’administration, une structure orientée par thématiques est mise en place — à l’image de ce que le canton de Bâle-Ville a déjà réalisé avec succès.

D’un point de vue contenu, le projet est gigantesque.

De quoi un projet de contenu de cette ampleur a-t-il besoin?

Un contenu développé de manière organique ne peut pas être simplement migré. Une refonte est généralement le moment où le contenu est non seulement transféré, mais aussi repensé en profondeur, notamment en termes de qualité.

Comme un volume très important de contenus doit être retravaillé, un modèle éditorial décentralisé est indispensable. De nombreux·ses collaborateur·rice·s — souvent sans grande expérience en matière de contenu — sont impliqué·e·s. De bons processus, des rôles clairs et un accompagnement ciblé sont donc essentiels:

• Une direction de projet décisionnelle
• Un inventaire et une évaluation solides
• Un concept et une stratégie clairs
• Une gouvernance (processus & responsabilités)
• La mise en place et la formation de la rédaction web
• La production opérationnelle des contenus
• L’assurance qualité

Nous accompagnons le canton des Grisons dans cette démarche. Sur la base de notre expérience acquise lors de projets menés à Bâle-Ville, Soleure et dans différents offices fédéraux, une collaboration efficace et fondée sur la confiance s’est développée.

Comment nous collaborons

Deux de nos stratèges de contenu travaillent en étroite collaboration avec la direction de projet du canton. L’équipe de projet apporte ses connaissances internes et son pouvoir décisionnel, tandis que Liip contribue avec sa capacité opérationnelle et sa vaste expérience issue de configurations similaires. Cette organisation permet une grande rapidité — et une intégration fluide des savoirs internes et des apports externes.

La collaboration dure déjà depuis plus d'un an et demi.

Quelles sont nos prestations

• Audit de contenu
• Stratégie de contenu & tonalité
• Gouvernance de contenu & modèle éditorial (pour la phase projet et pour l’exploitation future)
• Modèle de cycle de vie des contenus
• Directives de contenu pour les équipes éditoriales
• Modèles de pages et exemples de textes (en collaboration avec l'équipe design)
• Modèles Word pour la création de contenu
• Formations et accompagnement des membres de la rédaction
• Outil de rédaction basé sur l’IA « GR Editor » (basé sur TextMate)
• Assurance qualité

Concrètement: de l’audit à l’assurance qualité

Une refonte impliquant plus de 120 éditeur·rice·s et des milliers de pages de contenu nécessite avant tout une chose: un plan de mise en œuvre clair et une préparation minutieuse. Chaque étape s’appuie sur la précédente.

1. L'audit de contenu audit pour créer de la clarté

Nous avons commencé le projet par l’analyse d’un échantillon représentatif des contenus existants. L’audit a permis d’identifier les potentiels d’optimisation et a servi de base à toutes les décisions ultérieures.

2. Le modèle éditorial: rôles, responsabilités et processus

La gouvernance de contenu et le modèle éditorial développés ont posé les bases du travail avec les équipes de rédaction web. Un modèle a été conçu pour la phase projet, complété par une planification pour l’après-lancement.

3. Stratégie de contenu et tonalité comme cadre directeur

La gouvernance régit la collaboration et les processus ; la stratégie de contenu définit l’orientation éditoriale. Elle s’adresse moins aux éditeur·rice·s qu’à la définition du cadre conceptuel et rédactionnel pour les éléments opérationnels. La stratégie a été complétée par deux tonalités distinctes pour le nouveau site web.

Une fois la stratégie finalisée, la phase opérationnelle a débuté.

4. Modèles de pages et exemples de textes pour rendre le concept tangible

En collaboration avec l’équipe design, nous avons développé les nouveaux types de pages. Notre UX writer a créé des contenus réalistes servant de référence pour la finalisation des types de pages.

Travailler avec de vrais textes est crucial car c’est la seule manière d’aligner efficacement structure, contenu et design.

5. Les directives de contenu comme manuel pour les rédactions

Dérivées de la stratégie de contenu, les directives regroupent règles, recommandations, exemples et instructions concrètes. Elles facilitent des contenus clairs, accessibles et cohérents.

6. Des modèles Word car le CMS est développé en parallèle

Comme le développement du CMS et la création de contenu se déroulent en parallèle, les textes doivent être rédigés en dehors du CMS. À cet effet, nous avons créé des modèles Word qui :

• reflètent la nouvelle structure des pages,
• intègrent toutes les métadonnées pertinentes et
• fournissent des indications aux éditeur·rice·s.

Les modèles Word ont été complétés par des visualisations des différents types de pages. Pour chaque type de page, un exemple de texte réel a été conçu dans Figma et partagé avec les équipes éditoriales en PDF.

7. Outil de rédaction IA « GR Editor » – un soutien en temps réel

Un modèle éditorial décentralisé entraîne inévitablement des différences de qualité rédactionnelle. Le GR Editor (basé sur TextMate) permet de contrebalancer cela en vérifiant la clarté, la cohérence et la tonalité directement pendant la rédaction.

Le canton disposait de conditions idéales : des directives rédactionnelles cantonales existantes, les nouvelles directives de contenu et deux tonalités clairement définies.

8. Mise en place des équipes éditoriales et formations

Les équipes éditoriales ont d’abord été constituées en fonction de la nouvelle structure du site: une partie thématique et une partie organisationnelle.

Pour la partie thématique, des équipes éditoriales par thème ont été créées, chacune avec un·e coordinateur·rice. Iels servent d’interface entre les équipes et la direction de projet. L’organisation de soutien (direction de projet + Liip) accompagne les équipes.

Les formations ont constitué la première entrée pratique. Les nouveaux types de pages, les directives et le GR Editor y ont été présentés.

9. Accompagnement éditorial au quotidien

Le travail de contenu est actuellement en cours. L’organisation de soutien anime des réunions éditoriales régulières, répond aux questions et développe des solutions. Chaque équipe thématique bénéficie d’un accompagnement individuel pour ses premiers textes.

10. Assurance qualité avant la mise en ligne

Avec un tel volume de contenu, la responsabilité individuelle est essentielle. Les éditeur·rice·s disposent de check-lists pour relire leurs propres textes. Des contenus sélectionnés stratégiquement font l’objet de retours ciblés.

Le GR Editor apporte également une contribution majeure à l’assurance qualité.

Premiers enseignements du projet

Une refonte de cette ampleur met toutes les personnes concernées à l’épreuve. Un modèle éditorial décentralisé est inévitable. Comprendre la situation des membres des équipes éditoriales, faire preuve de flexibilité dans la mise en œuvre du plan et trouver des solutions pragmatiques en cours de route sont des éléments clés d’une collaboration constructive.

Concrètement, cela signifie par exemple:

• « Le ton fait la musique »: se traiter avec respect, aborder les points ouverts, prendre les problèmes au sérieux et favoriser la co-création.
• Accorder une marge de manœuvre aux équipes éditoriales dans la planification, dans le cadre du calendrier global du projet.
• Utiliser les outils de manière flexible (par exemple Excel au lieu de Miro si cela fonctionne mieux).

Le travail avec des exemples de textes réels lors du développement des types de pages s’est clairement révélé être une décision clé. Avec autant de parties prenantes, des modèles aboutis et des références claires sont indispensables pour garantir qualité, cohérence et rapidité. Les visualisations des types de pages jouent également un rôle central. Pour les personnes qui pensent de manière très visuelle, rédiger dans des modèles Word sans aperçu du frontend est un défi. Les visualisations servent au moins de repère général.

Des expert·e·s externes peuvent aider à absorber les pics de charge et apporter un regard neuf aux discussions. Au-delà de cela, il est particulièrement gratifiant de voir émerger une équipe commune au-delà des frontières organisationnelles, qui collabore pour un objectif partagé.

C’est exactement dans cet esprit que nous nous réjouissons des prochaines, et dernières, étapes du processus, ainsi que d’une année passionnante pour la mise en ligne du nouveau site 🙂