Développement éclair et agile de la plateforme vaudoise COVID-19 en soutien aux start-up

  • David Jeanmonod

En l'espace de 15 jours, la plateforme vaudoise COVID-19 en soutien aux start-up du canton est mise en ligne. Retour sur les raisons du succĂšs de ce projet.

Le 15 avril 2020, je reçois un coup de fil de Didier Schwarz de la Fondation pour l’Innovation Technologique (FIT) du Canton de Vaud. Le 7 mai 2020, la plateforme vaudoise COVID-19 en soutien aux start-up du canton est en ligne. Les premiĂšres demandes de crĂ©dits COVID-19 pour les start-up peuvent ĂȘtre soumises et validĂ©es via cette plateforme web. Retour sur les Ă©tapes clĂ©s et les raisons du succĂšs de ce projet.

Les étapes clés

đŸ˜± Mercredi 15 avril – L’urgence

Le Canton de Vaud doit trouver une solution pour soutenir trĂšs rapidement les nombreuses start-up Ă©tablies dans le canton et touchĂ©es par la crise du coronavirus. La FIT est mandatĂ©e pour l’octroi d’un crĂ©dit de 20 millions aux start-up vaudoises. Le canton, au travers de la fondation, a donc besoin d’une solution digitale pour gĂ©rer efficacement ces demandes de crĂ©dit. Didier Schwarz me fait part de ses exigences, la plateforme web doit :

  • ĂȘtre en ligne le 1er mai
  • ĂȘtre sĂ©curisĂ©e et hĂ©bergĂ©e en Suisse
  • permettre de valider les dossiers selon un workflow prĂ©cis
  • ĂȘtre facile d’utilisation tant pour les personnes faisant une demande de crĂ©dit que pour les conseiller·e·s de la FIT faisant leur Ă©valuation

La pression est importante. Et il n’y a pas de temps Ă  perdre. Didier a dĂ©jĂ  modĂ©lisĂ© les spĂ©cificitĂ©s de la future plateforme Ă  l’aide de FlowMapp. Cette analyse des besoins nous fera gagner du temps lors de l’estimation et du dĂ©veloppement du projet.

🚀 Lundi 20 avril – Le kick-off

Trois jours ouvrables plus tard et quelques bousculades dans notre planning interne, notre offre a Ă©tĂ© retenue par la FIT, nous avons rassemblĂ© une Ă©quipe de dĂ©veloppement et le projet commence. Notre plan se constitue d’une vingtaine de user stories, pour un total de 28 story points. Le terme sprint prend tout son sens, mĂȘme en cette pĂ©riode que l’on qualifie plutĂŽt de marathon. La plateforme sera constituĂ©e d’une landing page, d’un important formulaire et d’un back office pour la validation des demandes.

L’équipe de travail, constituĂ©e de Céline, Jonathan, Sergio et Benjamin, rencontre Didier via Google Meet – nous travaillons tou·te·s Ă  distance en cette pĂ©riode marquĂ©e par le coronavirus.

“J’ai jamais vu ça ! En moins d’une semaine, nous avons pris connaissance du projet, validĂ© un budget, trouvĂ© un partenaire de confiance. Liip c’est la rĂ©activitĂ© et l’efficacitĂ© mĂȘme !”
Didier Schwarz

Les environnements de développement et de production sont mis en place rapidement. Les premiers designs sont livrés le lendemain.

⛔ Vendredi 24 avril – La rĂ©union de crise

Le Conseil fĂ©dĂ©ral annonce Ă  son tour un soutien de plusieurs millions aux start-up du pays. Les demandes de crĂ©dit doivent ĂȘtre faites via sa plateforme web covid19.easygov.swiss. Nous sommes coupé·e·s net dans notre Ă©lan. Le projet de plateforme cantonale est mis en stand by le temps que le processus d’octroi de crĂ©dits aux start-up entre la ConfĂ©dĂ©ration et le Canton de Vaud soit clarifiĂ©.

😹 Lundi 27 et le mardi 28 avril – L’inquiĂ©tude

Deux jours vides. Nous ne savons pas si la plateforme cantonale sera maintenue ou pas. De son cÎté, Didier reçoit des informations au compte-goutte de la part de la Confédération et du Canton de Vaud.

🚀🚀 Mercredi 29 avril – Le kick-off bis

La plateforme doit ĂȘtre adaptĂ©e. Nous abandonnons le dĂ©veloppement du formulaire public. A la place, nous Ă©laborons un formulaire complĂ©mentaire Ă  celui de la ConfĂ©dĂ©ration. Il se placera en aval de l'inscription sur covid19.easygov.swiss. L'inscription sur la plateforme vaudoise se fera donc uniquement sur invitation. Les Ă©tapes de validation dans le back office changent Ă©galement.

Par rapport Ă  notre plan de base, cinq user stories n’ont plus de sens (dont trois qui ont dĂ©jĂ  Ă©tĂ© dĂ©veloppĂ©es). Et nous en ajoutons huit nouvelles. La charge de travail supplĂ©mentaire se monte Ă  sept jours additionnels. Heureusement, la date de mise en ligne est repoussĂ©e du 1er au 7 mai 2020. Le planning tient toujours la route, mais ça va ĂȘtre chaud !

đŸ”„ Jeudi 30 avril – La clarification du backlog

C’est une grosse journĂ©e pour moi en tant que Product Owner sur le projet. Il s’agit de digĂ©rer tous les changements qui nous ont Ă©tĂ© annoncĂ©s hier et de mettre Ă  jour notre backlog. J’utilise Balsamiq pour dessiner et clarifier les Ă©crans de validation du back office.

Durant les jours qui suivent, l’équipe de dĂ©veloppement s’auto-organise et ferme les user stories une Ă  une. Nous sommes confiant·e·s, nous devrions ĂȘtre prĂȘt·e·s pour une mise en ligne le 7 mai.

đŸŽ‰đŸŸ Jeudi 7 mai – Le go-live

Magnifique, ce backlog est vide. En d’autres termes, nous sommes en ligne ! Didier est ravi. Le Canton de Vaud a Ă©tĂ© le premier canton Ă  annoncer un soutien aux start-up. Il dispose maintenant d’un outil performant et indispensable pour traiter les demandes des start-up vaudoises dans les plus brefs dĂ©lais.

“Vous avez fait un travail remarquable ! J’ai Ă©galement reçu de super feedback du Canton de Vaud, d’Innovaud et de mes collĂšgues de la FIT. Avec vous, nous avons rĂ©ussi Ă  faire de l’e-administration en trois semaines et dans un budget raisonnable.”
Didier Schwarz

Le lendemain les premiÚres demandes de crédit sont soumises via le formulaire sur la plateforme vaudoise.

🐞 Samedi 9 mai à 1h du mat’ – Le bug

Une demande de crĂ©dit soumise via le formulaire ne passe pas dans le back office. Il est presque minuit vendredi soir. Jonathan reçoit une alerte et investigue. La base de donnĂ©es ne supporte pas de trop importantes quantitĂ©s de texte. Nous nous synchronisons avec notre hĂ©bergeur Oriented.net. A 8h samedi matin, nous avons passĂ© de MariaDB 10.1 Ă  Oracle MySQL 5.7.30, qui possĂšde une option supplĂ©mentaire pour supporter de grosses quantitĂ©s de texte pour un enregistrement DB. Wow, c’était encore une fois intense, mais nous y sommes arrivé·e·s. Big up Ă  Jonathan ainsi qu’à Marc d’Oriented.net !

😮 Lundi 11 mai – Le repos bien mĂ©ritĂ©

Les demandes de crĂ©dit continuent d’ĂȘtre soumises sans accroche via le formulaire sur la plateforme vaudoise. Le traitement dans le back office par la taskforce du Canton de Vaud se passe bien. Toute l’équipe de dĂ©veloppement a droit Ă  un repos bien mĂ©ritĂ©.

“C’était un condensĂ© de crĂ©ation de start-up en 20 jours. La prise de connaissance du projet, la nĂ©gociation budgĂ©taire, la formation d’une Ă©quipe, le kick-of, le travail jour et nuit, ...l’arrĂȘt net, tout repenser l’outil suite Ă  l’annonce du Conseil fĂ©dĂ©ral, la reprise de plus belle, la fixation de bugs en derniĂšre minute. MalgrĂ© tout, j’avais la certitude que la plateforme serait en ligne Ă  temps. Parce que vous ĂȘtes orientĂ©s solution, parce que vous dĂ©livrez toujours dans les dĂ©lais, parce que ce que vous livrez est de qualitĂ© et fonctionne. Je savais que je pouvais vous faire confiance.”
Didier Schwarz

Les facteurs de succĂšs

Comme nos client·e·s sont meilleur·e·s que nous pour Ă©voquer ce qui a Ă©tĂ© dĂ©terminant dans la rĂ©ussite d’un projet, on a prĂ©fĂ©rĂ© poser la question Ă  Didier.

L’engagement personnel des Liipers

“DĂšs le dĂ©part, toute l’équipe a Ă©tĂ© ultra engagĂ©e. Vous vous ĂȘtes appropriĂ©s le projet – comme si cette plateforme vous la dĂ©veloppiez pour vous. Nous Ă©tions tous investis d’une mission : celle de venir en aide aux start-up vaudoises, pour sauver des emplois aujourd’hui et demain. Nous avions toujours en tĂȘte les utilisateurs finaux. Nous avons travaillĂ© jour et nuit – week-end compris – pour ce projet, alors mĂȘme que nous nous sommes pas encore rencontrĂ©s “en vrai”. C’est fou ce que nous avons Ă©tĂ© capables de faire ensemble, chacun depuis chez soi.

J’ai adorĂ© la dynamique de l’équipe, nous avons dĂ©veloppĂ© des liens plus forts qu’une relation fournisseur-client, vous ĂȘtes de vrais partenaires. Je me rĂ©jouis donc d’aller boire des biĂšres ensemble une fois que cela sera de nouveau possible !”

L’agilitĂ© de Liip

“L’agilitĂ© c’est pas un buzzword chez Liip. La mĂ©thodologie est appliquĂ©e. Votre organisation interne vous a permis d’ĂȘtre super rĂ©actifs. Tant pour la soumission de l’offre que la mobilisation de l’équipe et le lancement du projet. Vous livrez rĂ©guliĂšrement et dans les temps.

En trois jours, vous aviez dĂ©jĂ  mis en place une premiĂšre version fonctionnelle du formulaire. En ayant accĂšs Ă  l’environnement de staging, je pouvais voir quasiment en temps rĂ©el l’avancĂ©e du projet. Nous Ă©tions parfaitement alignĂ©s par rapport aux mĂ©thodes de travail. L’adaptation du dĂ©veloppement suite aux mesures prises par le Conseil fĂ©dĂ©ral est une preuve supplĂ©mentaire de votre agilitĂ©.”

Les compétences techniques des Liipers

“Vous ĂȘtes juste balĂšzes et orientĂ©s solution. Ce qui est livrĂ© fonctionne et est de qualitĂ©. Vos initiatives pour simplifier le dĂ©veloppement et gagner du temps Ă©taient top aussi ! Je suis super content d’avoir pu travailler avec vous – une Ă©quipe ultra compĂ©tente !”

Merci beaucoup Didier pour ta confiance. Nous avons aussi beaucoup aimĂ© cette collaboration avec toi ainsi qu’avec la FIT et le Canton of Vaud. Et nous nous rĂ©jouissons de la suite de ce partenariat !

Merci Ă©galement Ă  Sara qui nous a suivi tout au long du projet afin d’en rĂ©aliser la communication, y compris ce blog post. ;-)


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