Comment l’Agilité profite à l’assurance-invalidité ? La réponse avec GILAI.

Fin 2017, GILAI initiait un projet d’envergure: la refonte de l’application métier permettant la gestion de l'assurance invalidité (AI). GILAI a fait le choix de gérer ce projet à l’aide de Scrum, l’une des méthodes Agiles. Liip a accompagné GILAI durant huit mois. Durant cette période, l’équivalent de dix jours de travail a suffi pour initier l’ensemble des parties prenantes et des utilisateurs de la nouvelle version de l'application métier Web@AI 3.0 à l’approche Agile. Un accompagnement au niveau de la gouvernance du projet et de la formalisation des besoins a aussi été assuré par Liip.

Sandro Lensi, responsable des technologies, de l’infrastructure, et des systèmes de l’information chez GILAI et chef du projet d’urbanisation Web@AI 3.0, revient sur cette première expérience toute en agilité.

Liip : Qu’est-ce que GILAI ?

Sandro Lensi : GILAI est l’association qui gère l’informatique des Offices de l’assurance invalidité (AI) de vingt cantons suisses et du Liechtenstein. En déployant des systèmes informatiques communs, GILAI soutient les offices AI dans l’accomplissement des tâches prévues par la loi fédérale sur l’assurance-invalidité (LAI). L’ERP de gestion Web@AI est l’un de ces systèmes informatiques.

Quel est votre rôle dans le cadre du projet de refonte de la plateforme Web@AI 3.0 ?

Je pilote l’ensemble des activités, notamment la représentation au niveau du comité de pilotage (Conseil d’Administration), le Project Management Office, ainsi que l’équipe métier (située au sein de GILAI) et l’équipe de développement (située au sein de l’éditeur de solutions). Le but était de réunir ces différentes parties prenantes ayant des compétences variées au sein d’une seule équipe.

Dans quel contexte avez-vous contacté Liip fin 2017 ?

Le projet Web@AI 3.0 allait se dérouler sur deux ans. Et nous avions envie de le gérer de manière différente.

Les méthodes traditionnelles de gestion de projet et de développement d’applications ne nous semblaient pas idéales. En effet, les premiers résultats se font souvent attendre et ils ne correspondent parfois pas ou plus aux attentes initiales. Nous nous sommes donc très rapidement dirigés vers l’Agilité.

N’ayant pas d’expérience pratique dans ce domaine, nous souhaitions être accompagnés. Nous avons fait une simple recherche Google avec les mots clés “développement agile”. Nous sommes tombés sur votre blog post L’agilité chez QoQa : interview avec Joann Dobler. Bien que nos marchés respectifs soient très différents, nous avons perçu des similitudes entre le projet de QoQa et le nôtre. En particulier l’aspect très dynamique. Nous aimions la possibilité d’avoir très rapidement et fréquemment des résultats. Cela allait nous permettre de mieux piloter ce projet d’envergure et de rassurer en interne sur son évolution. Nous avons donc contacté Liip. Le feeling a tout de suite très bien passé. Après cette première rencontre, nous étions convaincus de vouloir collaborer avec Liip.

Pourquoi avoir choisi Liip ? Qu’est-ce qui vous a convaincu ?

Lors de la première rencontre, nous avons été immergés dans l’univers Liip. Nous avons senti que l’Agilité était vécue de manière totale et en tout temps. Nous nous sommes dit que vous saviez réellement ce que “travailler en mode Agile” représentait. Que vous aviez l'expérience et l’expertise. Et que vous n’alliez pas nous vendre un concept théorique.

Nous voulions une approche pragmatique et c’est ce que nous avons trouvé chez Liip.

Comment s’est articulé ce coaching Agile ?

Lors d’une première séance très ouverte, nous avons expliqué comment nous fonctionnions. Nous souhaitions passer d’une gestion de projet classique à un mode de fonctionnement Agile. Le coaching a d’abord porté sur GILAI en tant que Product Owner, c’est-à-dire notre fonctionnement interne. Le coaching a également inclus l’équipe de développement externe située au sein de notre éditeur de solutions. Le but était de former une seule équipe de projet.

Nous ne voulions plus travailler en silos. Nous voulions aussi rendre la communication entre ces différents acteurs plus efficace et transparente. Et le coaching a réussi.

Une autre activité importante du coaching était la formation. Nous voulions que toutes les personnes touchées par le projet comprennent l’Agilité. Les super utilisateurs de la future plateforme (experts métier) et les collaborateurs du centre opérationnel GILAI ont aussi été formés à l’approche Agile et au Design Thinking. Cela nous a permis de converger encore plus vers une unique équipe évoluant en Agilité. Cette démarche a porté ses fruits.

Nous avons pu constater que le niveau de satisfaction des utilisateurs avait augmenté suite à l’initiation à l’approche Agile.

Quelle est la situation maintenant, après 8 mois de coaching Agile ?

Le projet se passe vraiment bien. Le fonctionnement Agile est bien compris, vécu et maîtrisé par les parties prenantes. Nous avons atteint un niveau de maturité qui nous permet de viser l’objectif fixé pour le projet d’urbanisation Web@AI 3.0. La première phase de cet accompagnement est terminée. Mais nous envisageons de faire des piqûres de rappel avec Liip d’ici quelques mois. Par exemple avec un coaching spécifique sur les rôles de Product Owner et Scrum Master.

Qu’est-ce que l’accompagnement de Liip a apporté à GILAI ? Qu’est-ce que Liip a offert qu’un consultant “traditionnel” n’aurait pas pu offrir ?

Liip a apporté une réelle mise en pratique.

Parce que l’Agilité est vraiment vécue et pratiquée tous les jours chez Liip. Nous pensons que nous n’aurions pas pu trouver l’équivalent ailleurs.

Liip nous a offert une grande expertise tout comme une forte motivation et implication. Le fait que l’approche ne soit pas (que) commerciale nous a aussi beaucoup plu. Notre feeling était très bon. Et nous ne nous sommes pas trompés.

Est-ce que l'Agilité peut-être utilisée dans tous les secteurs ?

Oui, je suis convaincu que tout projet ou tout fonctionnement d’entreprise peut être travaillé sous l’angle de l’Agilité. GILAI se doit, comme entreprise au service de l’assurance-invalidité, de promouvoir des solutions novatrices pour optimiser sa performance et réduire ses coûts. Une approche Agile est donc d’actualité et tout-à-fait possible à mettre en oeuvre.

Nous en sommes la preuve. Nous avons même réussi la synergie public-privé (GILAI et notre éditeur de logiciel). Lorsqu’un développement doit être optimisé, rendu plus efficient, travailler avec de nouvelles méthodes, telles que l’Agilité, s’impose. Quel que soit le secteur.

Actuellement chez GILAI, nous utilisons l’approche Agile au sein des équipes projet et business intelligence. L'équipe infrastructure et service IT ne l’utilise pas (encore). Mais j’aimerais beaucoup tenter l’approche au sein de cette équipe également. Parce que je pense que c’est possible et que cela apporterait de la valeur.

Qu’est-ce que l’accompagnement de Liip vous a apporté personnellement ?

J’ai découvert une autre manière de travailler, beaucoup plus active et dynamique. Beaucoup plus vécue aussi. Et c’est important pour moi dans mon travail quotidien. Cela m’a permis d’être plus impliqué dans le projet. D’être beaucoup plus proche des besoins des utilisateurs de l’application métier. J’ai aussi eu l’impression de pouvoir apporter plus de valeur. Je ne souhaite et ne pourrais plus revenir à une méthode traditionnelle. L’approche Agile permet un gain de temps et une gestion plus fine dans la maîtrise de l’objectif. Le déploiement de la nouvelle plateforme auprès des Offices AI sera fait en agilité.