Comment définir votre voix en 3 étapes

Pour ce projet de mise à jour de textes, nous visions à :

• assurer la qualité et la cohérence des textes entre les différentes sections du site web,
• faciliter le travail de l’équipe de rédaction sur le long terme.

Dans cet article, nous expliquons notre méthode pour ce projet. Nous avons procédé par étapes:

1. définir l’identité de l’OCN,
2. formuler l’identité de l’OCN sous une forme facile à comprendre et partager,
3. définir les bases de la voix de l’OCN.

Définir la voix d’une entreprise permet à une équipe de rédaction de savoir comment transmettre son identité à l’écrit.

1 - Définir l’identité de l’entreprise

Qu’est-ce que cela signifie?

L’identité d’une entreprise est la base de sa voix. Si l’identité d’une entreprise est clairement définie, la voix est aussi facile à définir.
L’identité d’une entreprise est sa raison d’être: pourquoi faites-vous ce que vous faites aù-delà des bénéfices financiers ? Cette vidéo de Simon Sinek Start with Why explique clairement l’importance de cette question.

“Your company has a purpose beyond the money you make, beyond the things you do. The better you put it into words, the better you can see it - we can only see what we have put into words. Once you have it into words, others can see it and focus all of their efforts into making it happen. It makes work unfilling when we don’t know what we are working towards.“
Simon Sinek, extrait du discours Start with Why.

L’exemple de l’OCN

Des bases légales définissent les fonctions et les prestations de l’OCN. Une charte définit la notion de service public.

Sur la base de la charte interne de l’OCN, nous avons formulé des questions, telles que :

• pourquoi l’OCN admet des conducteurs et des véhicules à la circulation routière?
• pourquoi l’OCN admet des conducteurs et des bateaux à la navigation?
• pourquoi l’OCN organise des cours et actions de prévention?
• pourquoi l’OCN exécute des mesures administratives (avertissements et retraits de permis de conduire)?
• pourquoi l’OCN perçoit des taxes cantonales et fédérales (impôts sur les véhicules et les bateaux et redevances sur le trafic des poids lourds)?
• est-ce que les activités se regroupent en catégories?

Durant un workshop, nous avons questionné des membres de l’équipe de projet OCN, pour faire surgir les connaissances tacites internes.

Dans le cas de l’OCN, nous nous sommes aussi inspirés de sites web d’entreprises du domaine de la sécurité routière.
L’équipe de l’OCN a partagé des liens et des images de contenus textuels qu’elle trouvait ‘engageants’ ou au contraire ‘trop complexes’. L’équipe nous a expliqué en quoi et pourquoi tel contenu textuel était jugé ‘engageant’ ou ‘trop complexe’.

Comment faire vous-même?

Les activités de votre entreprises sont clairement définies, mais il n’existe pas de document qui définit son identité ou ses valeurs? Vous pouvez vous baser sur les activités d'une entreprise pour questionner son purpose ou raison d'être. Lorsque vous utilisez le modèle de Sinek, commencez par lister les activités how. Ensuite, vous questionnez ces activités: Pourquoi faisons-nous cette activité? pourquoi faisons-nous ce que nous faisons? Qui sommes-nous? Les réponses à ces questions vous donnent des éléments de réponse. Vous trouvez aussi des éléments de réponse en lisant des documents internes, en interrogeant vos collègues et en comparant votre entreprise à vos concurrents.

Vous lisez les documents qui existent déjà
Vous trouvez des réponses à la question Pourquoi existons-nous? dans des documents appelés ‘corporate identity’ ou encore ‘brand manifesto’, charte des valeurs. Si ces documents n’existent pas, interrogez vos collègues.

Vous interrogez vos collègues
Vous interrogez vos collègues, comme les fondateurs de votre entreprise et des personnes qui sont en contact avec votre clientèle. Il est essentiel de saisir les connaissances existantes.
Vous pouvez aider vos collègues à verbaliser leurs idées, en leur posant des questions.
Par exemple, vous pouvez demander:

• d’après toi, quelle est l’activité la plus importante de notre entreprise?
• pourquoi faisons-nous cette activité?
• pourquoi cette activité est-elle importante?
• qu’est-ce que cela changerait pour nos clients, si nous arrêtions cette activité?
• sommes-nous les leaders de notre domaine ou plutôt des suiveurs?

Vous analysez vos concurrents
Une analyse concurrentielle vous permet d’identifier comment vous vous positionnez par rapport à vos concurrents. Par exemple, vous pouvez faire une analyse SWOT pour définir quelles sont vos faiblesses et vos forces par rapport à vos concurrents. Vous pouvez aussi poser des questions comme: Par rapport à nos concurrents, sommes-nous leader ou suiveur?

Durant votre analyse vous pouvez aussi réunir des exemples de communication que vous appréciez ou au contraire ce que vous voulez éviter. Cela vous sert à définir comment vous vous positionnez.

2 - Formuler l’identité sous forme de vision et de mission

Qu’est-ce que cela signifie?

Au point 1, vous avez réuni des points-clés qui définissent l’identité de votre entreprise. Maintenant, l’objectif est de résumer ces points-clés grâce aux concepts de vision et de mission. Les concepts de vision et de mission sont un moyen de partager facilement les points centraux de votre identité.
Votre vision explique qui vous êtes pour votre clientèle. Votre mission explique pourquoi vous faites ce que vous faites.

L’exemple de l’OCN

Nous avons utilisé le cercle de Simon Sinek. Durant un workshop, nous avons questionné des membres de l’équipe au sujet des activités de l’OCN (How selon Sinek) et de l’objectif de ces activités (Why selon Sinek).

Après avoir rédigé la vision et la mission, nous avons demandé des feedback à l’équipe de projet, pour nous assurer d’avoir formulé correctement l’identité de l’OCN.

Comment faire vous-même?

Sur la base de vos recherches au point 1, rédigez la vision et la mission de votre entreprise. Vous êtes précis et concis. Vous évitez les adjectifs sujets à interprétation comme bon, bien, gentil, joli.

Votre vision exprime qui vous êtes dans votre domaine ou par rapport à votre clientèle: Nous sommes leader dans…, nous sommes des partenaires, nous sommes des conseillers, etc.

Votre mission exprime ce que vous faites, au-delà du profit: Nous apportons l’égalité dans…, nous favorisons l’innovation de …, etc.

Demander le feedback de vos collègues
Vous testez votre rédaction en demandant l’avis de vos collègues. Vous posez des questions comme:

• est-ce que cette phrase représente notre entreprise?
• si non, quel mot remplacer pour représenter notre entreprise?
• est-ce que cette phrase représente pourquoi nous faisons ce que nous faisons?
• si non, quel mot remplacer pour représenter correctement pourquoi nous faisons ce que nous faisons?

Si vous devez expliquer ou justifier le choix de vos mots c’est probablement que votre rédaction n’est pas limpide. Votre objectif est que l’équipe soit d’accord de dire ’oui, cette phrase représente qui nous sommes, oui, cette phrase représente ce que nous faisons’.

3 - Définir les principes de base de votre voix

Qu’est-ce que cela signifie?

Sur la base de votre vision et votre mission, vous définissez avec des adjectifs comment votre entreprise s’exprime. Ces principes de base vous guident dans votre rédaction.

L’exemple de l’OCN

Dans le cas de l’OCN, nous avons sélectionné 3 séries de 3 adjectifs qui définissent la voix de l’OCN. Par exemple:
Accessible
Nous utilisons un langage courant pour être compris par tous. Nous expliquons les termes et concepts que nous utilisons. Nous soutenons notre clientèle avec une rédaction permettant une lecture transversale.

Respectueux
Notre langage est adéquat en toutes circonstances quel que soit notre interlocuteur. Nous évitons les adjectifs de jugement et le vocabulaire chargé de significations alternatives.

Comment faire?

Choisissez entre 3 et 7 adjectifs, selon la complexité de votre voix. Nous vous recommandons d’accompagner chaque adjectif par une courte explication. Evitez les adjectifs sujets à interprétation comme bon, bien, gentil, joli.

Vous pouvez aider vos collègues en leur proposant des adjectifs, par exemple via des post-it ou un jeu de carte. Vous pouvez leur demander:

• Est-ce que nous sommes rigoureux?
• Est-ce que nous sommes avant-gardiste?
• Est-ce que nous sommes déjantés?

Demander le feedback de vos collègues
Vous testez votre rédaction en demandant l’avis de vos collègues. Vous posez des questions comme:
Est-ce que cet adjectif définit la manière dont notre entreprise, ou notre produit digital, parlent à sa clientèle?
Si non, quel adjectif serait correct?

Vous cherchez la collaboration et des solutions adéquates.

Les points-clés à retenir

• La voix de votre entreprise se base sur l’identité de votre entreprise.
• Vous vous inspirez de la charte, des valeurs et des connaissance de vos collègues pour définir l’identité de votre entreprise.
• Vous examinez comment votre entreprise se positionne par rapport à vos concurrents.
• Vous visez un alignement collectif en demandant du feedback à vos collègues.
• Vous définissez une série d’adjectifs qui sont les principes de votre voix.

Share the love <3

Merci à l’équipe de l’OCN, tout spécialement à Fanny et à l’équipe de rédaction pour leur motivation et leur accueil!
Merci à Yves pour sa collaboration et son enthousiasme tout au long du projet!
Merci à Darja, Jérémie et Tom, pour les précieux conseils et feedback!
Merci Sara, tout juste arrivée chez Liip et déjà une source de motivation!

Nos lectures pour approfondir le sujet

Erika Heald, Content marketing Institute, 5 Easy Steps to Define and Use Your Brand Voice

De Kinneret Yifrah, article posté sur Medium, 6 reasons to design a voice and tone for your digital product