Comment l'holacratie défie le coronavirus

  • Jenny Zehnder

Pour les adeptes de l’autogestion, seul un systĂšme agile peut rĂ©sister aux Ă©volutions du marchĂ©. Le coronavirus modifie justement ce marchĂ© en profondeur. Notre bilan intermĂ©diaire ? Les adeptes de l’autogestion ont raison.

L’holacratie est-elle rĂ©sistante Ă  la crise ?

Depuis 2016, notre agence digitale travaille selon les principes de l’holacratie, l’une des formes les plus connues d’autogestion. Ces derniĂšres annĂ©es, beaucoup nous ont demandĂ© si cette forme d’organisation Ă©tait capable de rĂ©sister en cas de crise. AprĂšs trois semaines de situation exceptionnelle, la rĂ©ponse est : oui, l’autogestion fonctionne Ă©galement en temps de crise. Car une crise n’est rien d’autre qu’une toute nouvelle situation de marchĂ© Ă  laquelle l’entreprise doit s’adapter. Et c’est exactement pour cela que le systĂšme a Ă©tĂ© crĂ©Ă©. Tout en sachant que la gestion de crise s’organise de maniĂšre diffĂ©rente que dans des structures classiques qui mettent en place une cellule de crise.

L’autogestion à l’ùre du COVID-19

qui gère la transformation digitale de ton entreprise?
Fin fĂ©vrier, le premier cas avĂ©rĂ© d’infection au coronavirus en Suisse a quelque peu changĂ© la donne, mĂȘme chez Liip. Un rĂŽle chargĂ© de s’occuper de la gestion de la crise imminente a immĂ©diatement Ă©tĂ© crĂ©Ă©. Ce rĂŽle est apparu dans le cercle "People". Ce cercle a pour but de garantir une relation saine entre les Liipers et Liip. Ce rĂŽle est donc ancrĂ© oĂč il est question du bien-ĂȘtre des Liipers. Le rĂŽle a pour nom "Influenza Specialist". Ses responsabilitĂ©s sont en permanence adaptĂ©es aux besoins de l’organisation. Cela permet au rĂŽle de s’octroyer l’autoritĂ© nĂ©cessaire pour remplir son objectif, que nous appelons "Purpose". À l’origine, le rĂŽle Ă©tait endossĂ© par deux expert·e·s des RH et du marketing. Plusieurs Liipers issu·e·s de diffĂ©rents domaines les ont ensuite progressivement rejoint·e·s. À l’heure actuelle, neuf personnes remplissent le rĂŽle. Chacune avec sa propre spĂ©cialisation. Mais toutes avec le mĂȘme objectif : le maintien des processus vitaux de l’entreprise. En soutien Ă  ce rĂŽle, d’autres rĂŽles "locaux" ont Ă©tĂ© crĂ©Ă©s au niveau de nos cinq bureaux, par exemple pour faciliter la distribution logistique de produit dĂ©sinfectant pour les mains.

Une cellule de crise suivant le liipway

Le rĂŽle "Influenza Specialist" n’est pas trĂšs Ă©loignĂ© de celui d’une cellule de crise. A la diffĂ©rence que chez nous, la cellule de crise n’est pas formĂ©e par les personnes les plus haut placĂ©es dans la hiĂ©rarchie, mais par celles qui disposent de l’expertise nĂ©cessaire pour relever les dĂ©fis correspondants. Au sein d’une organisation autogĂ©rĂ©e, les personnes remplissent un rĂŽle sur la base d’arguments solides, et non pas en fonction d’un statut hiĂ©rarchique.
L’autogestion est par ailleurs conçue pour que tout se fasse trĂšs rapidement. En l’espace d’un mois, plusieurs scĂ©narios ont Ă©tĂ© envisagĂ©s et mis en Ɠuvre. Il a fallu adapter l’activitĂ© quotidienne Ă  la nouvelle situation du marchĂ©, alors que les dispositions lĂ©gales changeaient presque tous les jours. Dans les cellules de crise classiques, des plans et scĂ©narios types sont souvent dĂ©jĂ  disponibles. Chez Liip, il n’existe pas de configuration de crise prĂ©dĂ©finie. Toutes les activitĂ©s et tous les scĂ©narios sont dĂ©veloppĂ©s en fonction de la situation actuelle, en toute transparence pour les Liipers.
Tou·te·s les Liipers Ă©tant concerné·e·s, chacun·e a la possibilitĂ© de participer Ă  la rĂ©flexion. Cela permet de gĂ©nĂ©rer et de mettre en pratique de nombreuses idĂ©es crĂ©atives. Car aprĂšs tout, nous sommes tou·te·s dans le mĂȘme bĂąteau.

Des Liipers informé·e·s !

Liipers at a remote meeting
La communication est une composante essentielle de la gestion de crise. Au cours des derniĂšres semaines, nos inquiĂ©tudes et notre besoin d’information ont clairement augmentĂ©. Pour que les Liipers puissent continuer Ă  se concentrer pleinement sur leur travail, ils doivent ĂȘtre parfaitement informé·e·s. Car des Ă©quipes apaisĂ©es sont plus fortes et plus efficaces. Nous avons communiquĂ© au sujet de la crise via l’application de messagerie Slack. DĂšs le 14 fĂ©vrier, des notifications push ont Ă©tĂ© partagĂ©es via le canal Slack #announcement. #announcement est le canal auquel chaque Liiper s’est abonnĂ© et ne doit quitter. Par la suite, d’autres canaux relatifs Ă  la crise du coronavirus ont Ă©tĂ© crĂ©Ă©s pour discuter et poser des questions. #ask-corona est ainsi dĂ©diĂ© aux questions en lien avec les mesures. #corona-discussions permet de discuter de la situation. Les questions propres aux Liipers qui sont parents peuvent ĂȘtre posĂ©es dans #corona-childcare. De plus, nous avons crĂ©Ă© un site Wiki interne qui contient dĂ©sormais 12 pages. Les rĂšgles et mesures adoptĂ©es par le Conseil fĂ©dĂ©ral y sont Ă©noncĂ©es, tout comme des mises Ă  jour propres Ă  Liip. L’analyse des donnĂ©es de ces diffĂ©rents canaux nous permet Ă©galement de vĂ©rifier que les Liipers ont bien reçu les communications.

La communication renforce la culture

Nous communiquons directement aprĂšs chaque confĂ©rence de presse du Conseil fĂ©dĂ©ral. Ainsi, personne ne passe Ă  cĂŽtĂ© d’informations essentielles, tout en poursuivant son travail. Au dĂ©but de la crise, nos communications internes ont avant tout relayĂ© les mesures d’hygiĂšne et la campagne "Voici comment nous protĂ©ger". Puis, les Liipers ont Ă©tĂ© informé·e·s sur la possibilitĂ© de travailler depuis la maison, avant que cette demande ne devienne explicite. GrĂące Ă  notre culture proactive de l’information, les Liipers sont donc resté·e·s Ă  la maison plus tĂŽt qu’ailleurs. Les informations Ă©tant transmises en toute transparence et rapidement, notre communication a gagnĂ© la confiance des Liipers. Elle a aussi renforcĂ© le sentiment d'appartenance. L’engagement des personnes remplissant le rĂŽle "Influenza Specialist" s’est tout de suite fait ressentir, bien qu’elles n’aient naturellement pas rĂ©ponse Ă  toutes les questions. Les Liipers impliqué·e·s dans cette "Task Force" se concentrent donc sur la gestion de la crise tandis que tous les autres sur leur travail quotidien. Cela renforce la productivitĂ© et une culture de la confiance, ou du moins cela ne les affaiblit pas.

La numérisation, plus que jamais

Notre agence digitale compte cinq bureaux en Suisse. Les vidĂ©oconfĂ©rences et Ă©changes via notre messagerie instantanĂ©e Slack sont la norme chez nous. Mais cela ne veut pas dire pour autant que notre quotidien est dĂ©pourvu d’échanges physiques, lors d’un brainstorming ou d’une pause cafĂ© par exemple. Eux aussi passent par la case digitale depuis le dĂ©but de la crise du coronavirus. Les Liipers se retrouvent donc en ligne Ă  l’occasion de pauses cafĂ© ou d’apĂ©ros. Nous avons mĂȘme organisĂ© des brainstormings en ligne rassemblant jusqu’à 20 personnes. Cette solution renforce les interactions entre nos diffĂ©rents bureaux. Tout le monde se retrouve. Non seulement le bureau de Zurich, mais aussi celui de Lausanne, Fribourg, Berne ou encore Saint-Gall, et tout le monde discute. Nous avions Ă©videmment aussi crĂ©Ă© un canal #thankyou sur notre messagerie Slack. Il est plus utilisĂ© que jamais. Preuve une fois de plus que cette crise nous rapproche. Nos client·e·s le confirment en nous remerciant pour notre communication proactive et notre grand engagement.

Merci à Caroline et Sara pour votre soutien sans faille lors de la rédaction de cet article. Et à Hannes pour ton point de vue critique et constructif.


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